Sabemos que su consultorio tiene un tiempo limitado y muchas tareas; también sabemos que no es posible conseguir más tiempo, pero sí podemos ayudarle a usarlo de una manera más efectiva para eliminar esas horas invisibles que no le reportan ganancias o desarrollo para su consultorio.

¿Qué podría hacer con esas horas? Quizá aumentar sus ingresos o tal vez terminar de trabajar antes sin tener que reducir el número de pacientes que lo consultan o leer acerca de novedades en el sector médico de su especialidad ⏰

¿Cuántas horas tiene al día que podrían ser consideradas como invisibles? Las horas invisibles son aquellas en las que realiza todas esas tareas que no están estrictamente relacionadas con tratar pacientes.

Identifíquelas y aprenda cómo gestionarlas de la manera más eficaz con las herramientas que le proponemos. 

Ejemplos de tareas o motivos por lo que usted podría estar perdiendo tiempo valioso e incluso dinero:

• Cuando un paciente no se presenta a una cita.
• Proceso de búsqueda de pacientes que asistan a la cita de alguien que canceló.
• Envío de notificaciones o recordatorios sobre las visitas de forma manual. 
• Informes a los pacientes sobre las fechas disponibles. 
• Concertación de visitas por teléfono. 
• Recopilación de los datos de pacientes en diferentes sistemas.

¿Cómo sabemos todo esto? Recientemente analizamos estudios de la industria e informes del sector médico. También entrevistamos a especialistas que ya utilizan las soluciones de Doctoralia exitosamente en su consultorio. Usted podrá consultar los resultados y los datos detallados en este mismo artículo.

Ahora, revisemos los ítems que "consumen" la mayor parte de su tiempo:

1. Ausentismo
2. Comunicación con los pacientes
3. Promoción y difusión de su consultorio médico

En este proceso también buscaremos dónde están ocultas las "horas invisibles" y analizaremos cómo puede usarlas para su beneficio y el de su consultorio médico.

1. Ausentismo: no pierda tiempo y dinero por citas que no se cancelaron

Un paciente tiene una cita agendada, pero… ¿y si no llega?, ¿qué sucede en este caso? Usted espera a que llegue y eso se traduce en tiempo perdido... ¿y el dinero de esa cita? Quizá busque a otro paciente que pueda ocupar ese espacio vacío, lo cual también le implica tiempo y no es seguro que pueda encontrarle a tiempo.

Sabemos que los pacientes que, sin previo aviso, simplemente no se presentan en la fecha prevista son un grave problema. Como muestra la investigación, dependiendo de la especialidad, el número de ausencias oscila entre el 12% y más del 30%

Gráfico: Porcentaje de ausentismo en el número de visitas por especialidad médica.

¿Sabe cuánto está perdiendo y por qué?

Supongamos que usted trabaja 8 horas al día. En promedio usted podría estar perdiendo desde 1 ¡hasta más de 3 horas cada día! Eso se traduce en una media de 7 a 21 horas perdidas a la semana… ¿Y en un año? ¡Exacto! Se trata de un número demasiado elevado 😱

Calcule cuánto está perdiendo su consultorio por culpa del ausentismo, haga clic aquí »

Por otro lado: ¿sabe por qué los pacientes no acuden a su cita?

Una de las razones más comunes por las que los pacientes no se presentan a su cita es ¡porque la olvidaron! Según Solutionreach, esto le ocurre hasta al 36% de los pacientes. La buena noticia es que usted puede cambiar eso fácilmente. Además… ¡sus pacientes lo agradecerán!  Click aquí para ver qué puede hacer

Ahorre tiempo con los recordatorios automatizados de cita

Enviar un mensaje de texto al paciente 24 horas antes de la fecha de su cita es uno de los métodos que mejor funcionan. Como lo muestran los datos de Doctoralia, las notificaciones vía SMS ayudan a reducir el ausentismo ¡hasta en un 65%! Así, usted puede recuperar hasta 10 horas al mes de su tiempo… ¡eso es más que un día de trabajo completo! 

Al mismo tiempo, gracias a los recordatorios vía SMS, el paciente puede cambiar la fecha de la cita con solo responder el mensaje. La vida está llena de imprevistos, así que vale la pena facilitar la comunicación con sus pacientes lo más posible.

¿Qué puede hacer? Pida a sus pacientes que confirmen su visita anticipadamente y tenga una lista de espera preparada para que pueda ofrecer cita otro día. ¡Pero eso no es todo! No malgaste tiempo llamando a cada paciente de esta lista de espera, usted puede usar el sistema de registro de pacientes que automatizará esa tarea para usted. 

El 91% de los pacientes prefiere apuntarse a una lista de espera y ser notificado en caso de que quede un horario libre para poder adelantar su visita.

Bloquee a pacientes que no se presentan a sus citas recurrentemente

Hay pacientes "reincidentes" que claramente no se presentan a las citas. La solución es bloquear a esos pacientes para que no hagan más citas a las que no se presentarán. Aunque esta es una medida radical puede ser la solución si ya ha usado antes las funciones de recordatorios.

Ahora ya sabe cómo no perder tiempo y dinero debido a las ausencias de los pacientes. Otro escenario en el que encontrará muchas "horas invisibles" es en la comunicación con los pacientes.

2.Descubra cómo comunicarse con los pacientes de manera más efectiva

¿Sabía que en promedio, un especialista médico pasa más de 1 hora al día en llamadas telefónicas con pacientes? 

3 de cada 4 llamadas telefónicas hechas a su consultorio son para hacer una cita, reprogramarla o cancelarla y… la cuarta ¡es para preguntar por la ubicación del consultorio! Estas preguntas no tienen que ser respondidas por usted o su asistente. Existen otras formas simples y eficientes para solucionarlo.

¿Dónde más puede encontrar “horas invisibles”?

Tareas cotidianas como el envío de recordatorios, solicitudes de confirmación de cita o preguntas acerca de detalles acerca de la consulta consumen una gran cantidad de horas invisibles. Según nuestra investigación, casi el 67.3% de los médicos contactan a los pacientes. Como puede ver, esta tendencia no solo aplica en Colombia. Conozca lo que también sucede en otros países:

Fuente: DocPlanner

Si consideramos que usted atiende a 20 pacientes al día y trabaja 5 días a la semana, entonces dedica en promedio 10 horas a la semana a estas actividades. Eso significa que pasa más de 1 día laboral en actividades que no están directamente relacionadas con el tratamiento de pacientes. Sin embargo, estas tareas son esenciales para su trabajo y simplemente tienen que hacerse. ¿Cómo puede resolverlo?

Si usted tiene un asistente o recepcionista, puede delegarle estas tareas. Sin embargo, sin importar si trabaja de forma independiente, como casi el 67.3% de los médicos en Colombia, o cuenta con una asistente, todas estas tareas pueden realizarse de manera eficiente, ahorrándole a usted o a su asistente muchísimas "horas invisibles" que pueden usarse para mejorar la experiencia del paciente o para aumentar la productividad de su consultorio.

¿Cómo eliminar las “horas invisibles” en la comunicación con los pacientes?

Hay herramientas y sistemas médicos que pueden ayudarle a gestionar su consulta y una de las más eficientes es la Agenda inteligente en línea.

Agenda inteligente en línea

Ahora mismo vivimos en la era de la conectividad y sus pacientes están acostumbrados a las actividades en línea y su inmediatez y esto no es distinto al buscar especialista médico.

El informe de Kyruus muestra que hasta el 43 % de los pacientes prefieren hacer citas en línea; es un aumento de 15 puntos porcentuales en los últimos cinco años. En el mismo estudio, más del 60% de los pacientes respondieron que prefieren las opciones de agendamiento digital, ya sea a través de un navegador, correo electrónico o SMS antes que una llamada telefónica. 

Además, el 30% de los pacientes dijeron que la opción de agendar una cita en línea es lo que más esperan de su médico, inmediatamente después de brindar una atención de alta calidad. 

Estos datos demuestran que el agendamiento en línea, más que una opción es una necesidad para sus pacientes.

¿Aún se pregunta si vale la pena compartir su calendario de citas en línea? Veamos qué dicen los propios pacientes al respecto.

Según datos de DocPlanner, el 25% de los pacientes agendan cita por su cuenta (a través del calendario en línea Doctoralia o por medio del Centro de citas Doctoralia). Esto significa que al brindarles esta opción, puede ahorrar hasta un 67.3% del tiempo que dedica a las llamadas telefónicas con los pacientes. 

El 59% de los pacientes de la generación millenial cambiaría de especialista médico a otro que les permita un fácil contacto en línea, consulta por videollamada y acceso al historial médico online (fuente: https://www.patientpop.com/blog/patient-experience-stats/).

Además, hasta el 84% de los pacientes esperan una comunicación fácil y sencilla con su especialista después de la visita. Veamos acerca de qué es la comunicación más frecuente con el paciente después de la visita.

Gráfico: ¿Cuáles son las tareas de comunicación con los pacientes después de la visita?

Una vez más, si lleva a cabo todas estas tareas usted mismo estará perdiendo tiempo y, sí… estas también son consideradas “horas invisibles”. Imagine por un momento que en vez de programar una visita y llamar al paciente para recordárselo cada vez que lo necesite, pueda enviar una invitación o recordatorio automático con una plantilla que ya hizo con anterioridad. 

Resumiendo: si usted pone el proceso de agendamiento de cita en manos de sus paciente reducirá su carga de trabajo o la de su asistente. El resultado es un mejor servicio para el paciente y una gran cantidad de tiempo ahorrada para usted.

Centro de citas Doctoralia

Si hacer citas por teléfono le lleva demasiado tiempo o le preocupa que otros pacientes no puedan comunicarse mientras atiende a un paciente en su consultorio, tiene toda la razón:

Según el estudio de DocPlanner, el 37% de los pacientes elige a otro especialista cuando no logra comunicarse al primer intento. Mientras tanto, hasta el 44% de los primeros intentos de conexión terminan sin respuesta. Además, el 62% de los pacientes no están dispuestos a esperar más de un minuto en la línea. 

Si usted no cuenta con asistente, como casi el 67.3% de los médicos, puede transferir completamente sus llamadas al Centro de citas Doctoralia. Al hacerlo, la tasa de respuesta aumentará al 99,5% y el tiempo de espera promedio reducirá.

Solo en 2021, el Centro de citas Doctoralia recibió llamadas por un total de 1,761,116 minutos, eso es 29,352 horas ahorradas para los médicos :)

Campañas de SMS y correo electrónico

¿Quiere comunicarse de una forma más efectiva con sus pacientes? Usted puede lograrlo por medio de e-mails y SMS para automatizar el proceso, recordándoles no solo sus citas sino también informándoles acerca de todos los cambios, noticias y actualizaciones. 

Desde PatientPop preguntaron a los pacientes qué tipo de comunicación preferían mantener con sus doctores. Una amplia mayoría contestó que prefieren contactar vía SMS: el 66% para confirmar su cita y el 56% para agendar la siguiente. 

Además, se ha visto que los SMS son el medio más eficiente: los reciben el 98% de los pacientes mientras que solo el 20% de ellos lee los e-mails. 

Las campañas de SMS son la mejor manera para estar en contacto con sus pacientes, especialmente con aquellos que ya están en su base de datos. Eso hará que se sientan acompañados no solo durante la visita sino también después de ella.

Integre sus canales de comunicación

La comunicación con sus pacientes se lleva a cabo a través de diferentes canales. Piense detenidamente en cuánto tiempo pierde en “cambiar” de un canal a otro y gestionar sus comunicaciones eficientemente.

No malgaste su tiempo en diferentes plataformas, ¡usted puede integrarlas en una sola! Gestione su consultorio a través de un solo canal que se integre con todos los demás. Así, cuando usted haga una actualización, mande un mensaje o realice algún cambio, automáticamente se replicará en todos sus canales.

Recuerde también que las redes sociales son un canal muy importante para la comunicación con sus pacientes: cada día son más los que quieren comunicarse con sus doctores a través de este medio y quizá usted ya dispone de perfil en Facebook o Instagram, así que puede darle a sus pacientes la oportunidad de reservar cita a través de estos canales también.

Todos los datos de sus pacientes en un solo lugar

¿Cuánto tiempo dedica a buscar datos de pacientes en diferentes lugares?, ¿qué tan problemático es para usted o su asistente reservar y administrar sus citas si usa, por ejemplo, un calendario en papel? 

No solo está perdiendo el tiempo, sino que existe un alto riesgo de que ocurra un error y esto puede hacer que sus pacientes se sientan decepcionados y ser la razón por la que pierda a pacientes potenciales. Existen soluciones que pueden ayudarle a administrar todos los datos en un solo lugar de forma segura. 

Usted puede almacenar todos los datos en un solo lugar e integrarlos con el calendario en línea. No solo está previniendo las “horas invisibles”, también está cuidando la seguridad de los datos de sus pacientes y gestionando sus visitas de manera eficiente.

3. Promoción y reputación: cómo hacerlo bien sin perder tiempo

El 90% de los pacientes busca información sobre el especialista que necesita en internet y el 63% de ellos lo eligen basándose en las opiniones de otros pacientes. Además, el 67.3% de los especialistas promociona su consultorio de forma independiente y solo el 32.7% utiliza la ayuda de un asistente o especialista en marketing.

Eso significa que quizá está usted realizando todas estas tareas de publicidad y marketing por su cuenta, además de la atención a sus pacientes. Si quiere asegurarse de que sus pacientes encuentran información sobre usted y su consultorio, le recomendamos lo siguiente:

• Crear un perfil en Google My Business para aparecer en los resultados de búsqueda locales .
• Crear una web profesional para su consultorio (aunque normalmente eso cuesta tiempo y dinero).
• Añadir información sobre su consulta en portales de información como Doctoralia.
• Contar con un blog con consejos de expertos para posicionarse en los resultados de búsqueda de Google.
• Enviar e-mails y SMS automatizados a sus pacientes sobre próximas visitas, novedades o cambios en su consulta.
• Pedir a sus pacientes que le envíen feedback sobre sus visitas y la compartan en su web, recomendándole.

Todo esto implica mucho trabajo y muchas “horas invisibles”, y algo nos dice que seguramente no tiene el tiempo suficiente para dedicarse a ello, ¿verdad? 

La integración de diferentes medios de comunicación puede ser un problema. Por ejemplo, supongamos que un paciente agenda una cita con usted en su página web y otro paciente reserva cita el mismo día y hora en su perfil de Doctoralia y que otro lo hace en Facebook.

La plataforma de Doctoralia integra toda esta información de forma automática para que ninguna cita se encime en su calendario y para que todos sus pacientes puedan agendar cita sin importar desde qué plataforma lo hagan.

En resumen

Su trabajo como doctor va más allá de solo tratar y curar a sus pacientes. También implica conseguir una experiencia de sus pacientes satisfactoria cuidando de todo lo que ocurre antes, durante y después de la cita. Con las herramientas correctas, podrá hacer que su trabajo sea más fácil.

Sabemos muy bien que usted no es solo un especialista en su sector: muchas veces también es responsable de gestionar sus citas, de promocionar su consulta y de llevar a cabo la comunicación con sus pacientes. 

Es por eso que vale la pena usar herramientas que le permitan mejorar su trabajo diario y así tener tiempo libre para centrarse en lo que sabe hacer mejor: tratar a sus pacientes. O simplemente para dedicar ese tiempo ahorrado en actividades importantes para usted.

Si quiere que uno de nuestros asesores expertos le ayude a crear una estrategia personalizada para su consultorio enfocada en aprovechar las horas invisibles, haga clic en el siguiente botón.